Home Office Tip: …herrsche

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Michael Bartz, Prof. IMC FH Krems

“Divide et impera” war das Thema meines letzten Home Office Tips. Wobei ich ich nur auf den ersten Teil eingegangen bin: das Teilen (divide), und zwar das Teilen des elektronischen Kalenders. Was ist also mit “impera” – dem Herrschen – gemeint? Ein Microsoft-Mitarbeiter hat mich in einem Interview mit der Aussage aufgerüttelt: “Du musst über Deinen Kalender herrschen.” Ach so. Ist das so? Dann hat er es mir erklärt, sinngemäss: Wenn ich mir nicht die Zeiten im Kalender einteile, die ich für meinen Job brauche, dann bucht die ganze Firma beliebig in meinen Kalender hinein. Dann bin ich fremdbestimmt.

Und dann hat er mit erklärt, was er alles, wie in seinen Kalender einträgt. Was er mir erklärt hat, stimmt mit der Praxis einer grossen Menge von BüromitarbeiterInnen überein, wie ich in meinen Felduntersuchungen festgestellt habe. Und das sind die fünf wichtigsten Tips. Quasi die Essenz:

1) Klar. Man trägt sich externe Termine ein. Das ist kein Tip. Aber Best Practice ist, auchReisezeiten einzutragen, vor allem, wenn sie länger sind. 1 Stunde, 2 Stunden oder mehr. Warum kann das Sinn machen: Option 1, man ist schwer erreichbar in der Zeit, z.B. Zugfahrt durch Hundertausend Tunnel. Jeder Anruf wird hier zum Stress. Dann schreibt man das auch so in den Kalender: Reisezeit, bin nicht oder schwer erreichbar. Option 2, sie sind zum Beispiel mit dem Auto unterwegs und das ist eine ideale Zeit, sie anzurufen und dauerzutelefonieren. Dann tragen sie das so in den Kalender ein: Reisezeit im Auto, ruft mich gerne an in der Zeit.

2) Interne Meetings eintragen. Eh klar. Aaaber nicht für alle und in allen Firmen. Deswegen möchte ich es zumindest erwähnen.

3) Viel wichtiger: Eigene Arbeitsblöcke eintragen. Sie haben an einem Konzept, einer Analyse, einer Präsentation, etc. zu arbeiten. Dann tragen sie das ein. Zum Beispiel so: Präsentationsvorbereitung, bitte nicht stören und keine Meetings hier buchen. So beginnen Sie, über ihren Kalender und somit ihre Zeit zu herrschen (impera).

4) Tragen Sie auch ihre Home Office Tage oder Zeiten ein. Das setzt gleich die Erwartungen richtig, dass sie in diesen Zeit zwar an Meetings teilnehmen können, aber halt nicht physisch. Sondern über Videokonferenz. Eine wichtige Nebenbemerkung hier: Ich bin schon so vielen verärgerten Vorständen begegnet, die sogar komplette Home Office Programme zurückgezogen haben, weil MitarbeiterInnen starr auf ihren Home Office Tag gepocht haben, obwohl in der Firma die Hölle los war und sie vor Ort gebraucht worden wären. Seien sie mit Home Office Tagen – wie mit anderen Terminen – flexibel in einem gewissen Rahmen. Auch hier gilt: Prioritäten verschieben sich manchmal.

5) Wenn sie supersmart sein wollen, dann befolgen sie auch diesen Best Practice Tip: Tragen sie bestimmte private Termine ebenfalls in den elektronischen Kalender in der Firma ein. Das können zum Beispiel regelmässige Trainingstermine sein, die ihnen wichtig sind und (möglichst) eingehalten werden sollten. Gerade auch Randzeitentermine sind hier wichtig festzuhalten, dass signalisiert in die Firma hinein: Seht zu, dass Meetings möglichst in den Kernzeiten liegen. Aber auf jeden Fall reduzieren sie durch diese Praxis mögliche Terminkonflikte und Stress, die Balance zwischen Berufs- und Privatleben zu halten.

6) Etwas vergessen? Sicherlich. Und wenn es so ist, dann schreiben sie bitte einen Kommentar zu diesem Artikel.

Zu den oben genannten Tips gibt es auch einen relevanten wissenschaftlichen Hintergrund: Durch das Teilen ihres Kalenders und das Mitteilen ihrer Planung über den Kalender schaffen sie ein Stück Shared Context und Shared Identity. Also ein gewisses Verständnis und Einblicke in das, was sie tun. Und sie setzen Erwartungen klar im vorhinein (mit einer gewissen Flexibilität bitte). Deswegen ist Teilen und Herrschen ein guter Tip, der sich in meiner Feldforschung herauskristallisiert hat als nutzbringende Best Practice.

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Quelle Bild: http://shop.labbe.de/kronen-des-konigs-und-der-konigin.html

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